L'instauration d’un registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires

A quel moment l'instauration de ce registre national deviendra-t-il obligatoire ?

L'instauration d'un registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétés permettra à toute personne qui a intérêt, d'assurer un « suivi » des lots de copropriétés existants. Le but étant de faciliter la connaissance des autorités publiques sur la santé financière des copropriétés et, le cas échéant, la mise en œuvre d'actions destinée à pallier tout dysfonctionnement.

Tous les syndicats de copropriétaires seront tenus d'accomplir les formalités d'immatriculation avant le 31 décembre 2018. Ce délai est réduit au 31 décembre 2017 pour les syndicats comportant plus de 50 lots et au 31 décembre 2016 pour ceux disposant de plus de 200 lots. Bien entendu, tout syndicat créé après le 31 décembre 2016 sera tenu d'effectuer ces démarches administratives dès leur création.

En cas de manquement à cette obligation légale, le syndicat non immatriculé ou qui n'a pas transmis les informations nécessaires à l'établissement public en charge de la tenue du registre, peut être mis en demeure d'y procéder dans un délai d'un mois. Cela peut se faire à la demande d'un copropriétaire, du teneur du registre ou bien de toute personne qui y a un intérêt.

Si la mise en demeure reste infructueuse dans le délai d'un mois imparti, le notaire est en mesure d'y procéder d'office. Les frais engagés seront supportés par le syndic, voire le syndicat en l'absence de rémunération du syndic dans l'exercice de son mandat.

Une dématérialisation de la déclaration par le télédéclarant

L'auteur de l'immatriculation peut être toute personne physique ou morale visée :

• les syndicats en exercice dans la copropriété,
• les mandataires ad hoc désignés dans le cadre d'une procédure d'alerte,
• les administrateurs provisoires désignés pour les copropriétés en difficulté,
• l'ancien représentant légal de la copropriété,
• les syndicats provisoires et en dernier lieu le notaire.

La déclaration est faite via un formulaire disponible sur le site du registre national d'immatriculation. Le télédéclarant est tenu d'apporter toutes les informations nécessaires à la constitution de son dossier. On notera que lors de l'immatriculation initiale, ce dernier sera tenu d'apporter les informations suivantes :

• le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ;
• si le syndicat fait l'objet d'une procédure relative aux copropriétés en difficulté ;
• si le syndicat fait l'objet d'un arrêté ou d'une injonction dans le cadre une insalubrité par exemple ; ainsi que les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique (article L.711-2 du code de la construction et de l'habitation).

Certaines informations complémentaires telles que la tenue de ses comptes annuels (avec leur annexe), le mode de gouvernance, l'existence d'éventuelles procédures administratives ou judiciaires (ex : mis en demeure, dette) doivent être transmises par le télédéclarant. Chaque syndicat enregistré se verra attribuer un numéro d'immatriculation qui devra être mentionné dans tout acte authentique (ex: en cas de vente d'un lot de copropriété).

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Comment et qui peut consulter ce registre national ?

Ce type d'informations pourra être consulté par différentes catégories de personnes directement sur un site dédié. Diverses personnes peuvent consulter ce registre national :

• les syndics et administrateurs provisoires peuvent avoir accès à l'ensemble des données portées sur le registre. 
• les notaires ont la possibilité de consulter ces informations notamment dans le cadre d'une transaction immobilière comportant un lot de propriété et donc, de disposer de toute information nécessaire à la rédaction d'un acte authentique; 
• les établissements publics et les collectivités territoriales sont en mesure d'obtenir ces données pour la mise en œuvre de politiques de l'habitat, la lutte contre l'habitat indigne et les copropriétés dégradées; 
• Et enfin, tout citoyen a l'occasion de consulter ces informations mais à l'exception, tout de même, du nom du syndic et du nombre de lots de la copropriété.

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