À compter du 1er juillet 2020, les copropriétaires d’un immeuble pourront accéder à tous les renseignements utiles pour la gestion des lots ou des bâtiments. Le décret du 23 mai 2019 a énuméré une liste minimale de documents qui doivent être divulgués par le syndic à travers l’extranet de la copropriété.
Nombre d'abus ont été recensés par l'association nationale des copropriétaires, en relevant les pratiques des syndics professionnels. Par exemple, il arrive que le réseau qui sert à étendre le système d'information en ligne soit utilisé pour inciter aux appels de fonds. Cette situation a duré quatre ans.
Dans le but de faire cesser les dérives, un décret a été publié, en vertu de la loi Élan. Il mentionne une liste de documents devant être téléchargeables depuis l'extranet géré par les syndics. Si certains sont accessibles à l'ensemble des copropriétaires, d'autres sont uniquement mis à la disposition du conseil syndical.
15 euros par jour de retard au minimum en cas de non-respect des dispositions du nouveau décret
Excepté les décisions spéciales prises durant l'assemblée générale, le syndic de copropriété doit rendre les documents liés à la gestion de l'immeuble consultables en ligne.
Cette mesure s'applique dès lors qu'il est question d'un syndic professionnel. En effet, l'accès par les copropriétaires, les membres du syndicat et le conseil syndical varie en fonction du type de documents dématérialisés.
Dans la mesure où le syndic n'applique pas les mesures imposées par le décret du 23 mai 2019, il encourt une sanction. Il devra s'acquitter d'une amende de 15 euros au moins par jour de retard, quand les intéressés ne peuvent accéder aux documents rattachés à la gestion de la copropriété. Passé le mois qui suit la requête du conseil syndical, cette pénalité, qui est prévue par un autre décret, s'applique.
Pratique pour les copropriétaires, la plateforme en ligne permettrait de signaler les éventuels incidents liés à la copropriété. Elle permettrait également de disposer, en temps réel, de la comptabilité et ce, en toute transparence.
Des documents comptables et administratifs à portée de main
Parmi les documents dématérialisés que les seuls membres du conseil syndical pourront se procurer figure par exemple le fichier qui certifie la garantie financière du syndic. Il devra aussi pouvoir consulter le justificatif d'assurance responsabilité civile que le syndic aura délivré. Les relevés des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires devront également être accessibles depuis l'extranet.
Concernant les données devant être portées individuellement à la connaissance de chaque propriétaire, il s'agit par exemple du montant des dépenses qu'il aura réglées durant les deux derniers exercices. Sont concernées les charges courantes incluses dans le budget prévisionnel comme celles hors budget prévisionnel.
Quant au compte du copropriétaire, la somme arrêtée doit être préalablement validée au cours de l'assemblée générale annuelle.
En revanche, l'ensemble des copropriétaires devront par exemple avoir la possibilité de télécharger les compte-rendus des trois assemblées générales qui se sont déroulées dernièrement. Le règlement de copropriété devra aussi être mis à leur disposition, via l'extranet.